Outsourcing: Der flexible Weg für Mittelständler

Outsourcing ist längst gängige Praxis in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Und das mit gutem Grund: Werden ausgewählte Aufgaben an externe Dienstleistungsunternehmen abgegeben, können Sie in zweierlei Hinsicht profitieren:

  • Stärken Sie Ihr Kerngeschäft und ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
  • Sparen Sie langfristig Kosten, indem Sie Dienstleister ans Werk lassen, welche die Arbeit schneller, effizienter und oftmals besser verrichten können.

Outsourcing-Vorteile ergeben sich in mehreren Gebieten: Gängige Bereiche, die Sie einem vertrauensvollen Kooperationspartner in die Hände geben können, sind ...

  • das IT-Wesen,
  • das Human-Ressource-Management,
  • die Logistik,
  • die Buchhaltung und
  • das Gebäudemanagement.

Auslagerung: Überlassen Sie es den Profis

Ein Spezialist arbeitet in der Regel effektiv und effizient. Einer der Outsourcing-Vorteile ist deshalb, dass Aufgaben extern besser erledigt werden können als durch interne Maßnahmen. Folglich steigt bei Auslagerung die Qualität der Arbeit.

Sofern Sie beispielsweise nicht das Know-how oder Kapital besitzen, eine eigene IT aus dem Boden zu stampfen, laufen die EDV-Prozesse in Ihrem Unternehmen einfach nicht so gut wie bei einer Auslagerung an Profis.

Ist beispielsweise der Drucker defekt, kann ein ungelernter Mitarbeiter Stunden damit verbringen, das Gerät wieder zum Laufen zu bringen. Die Tüftelei kostet Ihre Firma Zeit und Geld. Fällt der Server aus, dürfte selbst der ambitionierteste Hobby-Techniker mit seinem Latein am Ende sein.  Ein Profi hat das Problem im besten Fall mit wenigen Handgriffen gelöst, ohne Arbeitsabläufe zu verzögern.

Weiter lautet das Motto, dass geteiltes Leid halbes Leid ist: Denn Sie lagern nicht nur Prozesse, Infrastruktur und Arbeiten aus, sondern auch einen Teil des Risikos. Warum? Siehe das Beispiel des IT-Outsourcings: Hier liegt etwa die Datensicherheit nicht mehr alleine in Ihren Händen, sondern auch im Verantwortungsbereich Ihres Partners.

Outsourcing-Nachteile: Es gibt auch Risiken

Führen Sie sich Outsourcing-Vorteile vor Augen, sollten Sie selbstverständlich ebenfalls die Nachteile der Auslagerung kennen. Dazu gehören ...

  • Abhängigkeit vom Dienstleister und
  • zusätzlicher Kommunikationsaufwand.

Um die Outsourcing-Vorteile zu genießen, begeben Sie sich in eine Abhängigkeit, das bedeutet:

  • Macht Ihr Dienstleister einen Fehler oder hat er Probleme, müssen Sie die Misere unter Umständen ausbaden.
  • Sobald Ihr Partner die Preise anhebt, müssen Sie zahlen, selbst wenn Sie mit anderen Kosten gerechnet haben.
  • Betriebsgeheimnisse sind nicht mehr so sicher, wie vorher.

Auch wenn die Outsourcing-Vorteile Ihnen aktuell helfen, kann es in Zukunft äußerst schwierig werden, wieder zurückzurudern, wenn die Auslagerung erst umgesetzt ist. Sie verpflichten Ihr Unternehmen in den meisten Fällen für eine längere Zeit und passen interne Abläufe stark an. Das ist besonders ärgerlich, wenn Partner zu Beginn des Projekts exzellente Qualität abgeliefert haben, diese aber nicht halten können.

Ein weiterer potenzieller Stolperstein: die Kommunikation. Bereits intern ist es keine leichte Aufgabe, sich verständlich, präzise und korrekt zu verständigen. Bei einer Auslagerung von Aufgaben an einen externen Kooperationspartner wird es sogar noch schwieriger. Vor allem, sobald sich Gesprächspartner nur übers Telefon oder das Internet austauschen.

Übrigens: Wollen Sie kurzfristig sparen, ist die Auslagerung bestimmter Bereiche und Aufgaben Ihres Unternehmens nicht geeignet. Bis sich die Investition auszahlt, kann ein längerer Zeitraum vergehen.

Outsourcing-Vorteile: Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel für gekonntes Outsourcing liefert die Picture Press Bild und Textagentur GmbH aus Hamburg. Der Anbieter für Fotos auf dem nationalen und internationalen Markt lagerte den Archivierungsprozess analoger Bilder an den Kooperationspartner A.R.C.U.S. aus. Die Outsourcing-Vorteile: Nach der Auslagerung kümmert sich das hoch spezialisierte Unternehmen um die Digitalisierung.

Picture Press kann sich so besser aufs Kerngeschäft konzentrieren, während A.R.C.U.S. die ihm übertragenen Aufgaben effektiv und effizient erledigt. Hier überwiegen die Outsourcing-Vorteile deutlich.

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